ASIAKASCASE:

Automaattinen tiedonsiirto SAPista MS Projectiin säästää henkilötyöpäiviä ja lisää datan luotettavuutta

Lähtötilanne: Asiakas toteutti tehdas- ja koneseisokkiprojektiensa seurannan MS Project -ohjelmalla, johon siirrettiin tehtävät, resurssit, kestot yms. SAP-järjestelmästä. Seisokkien tietojen siirto tehtiin manuaalisesti, kuten myös SAP-järjestelmään seisokin aikana tulleiden uusien tietojen siirto. Tämä vaati noin yhden henkilötyöpäivän per projekti ja oli varsin virhealtis manuaalisesti suoritettuna. Laite- ja tehdasseisokkeja oli vuoden aikana useita ja yksi seisokki jakaantui 5-10 erilliseen projektiin.

Ratkaisu: Teimme asiakkaalle VBA:lla ratkaisun, joka automaattisesti siirtää tiedot SAP-järjestelmästä ensin Excel-ohjelmaan, missä dataa jalostetaan myös automaattisesti, ja Excelistä toteutettiin automaattinen siirto MS Project -ohjelmaan. Lisäksi uudet päivitetyt tiedot siirtyvät SAPista automaattisesti MS Project -ohjelmaan.

Säästö asiakkaalle: VBA-ratkaisu säästää vuositasolla noin 50 henkilötyöpäivää. Tämän lisäksi säästöä syntyy tiedon siirron virheettömyydestä ja luotettavuudesta.

ASIAKASCASE:

5 työpäivää muuttui 5 tunniksi automaattisen Excel-raportoinnin ansiosta

Lähtötilanne: Asiakas teki manuaalisesti Excel-pohjaista SOTE-raportointia. Tiedot siirrettiin manuaalisesti terveydenhoidon järjestelmistä Exceliin ja muokattiin siellä raporteiksi manuaalisesti. Tarvittavia loppuraportteja oli noin 30 kpl ja niiden manuaalinen työstäminen vei yhdeltä henkilöltä noin yhden työviikon kuukaudessa eli vuodessa noin 60 henkilötyöpäivää.

Ratkaisu: Toteutimme asiakkaalle toteutettiin Excel VBA -ratkaisun, jossa tiedon käsittely automatisoitiin täysin. Nyt raportit toteutetaan entisen viikon sijaan noin puolessa päivässä virheettömästi ja luotettavasti.

Säästö asiakkaalle: VBA-ratkaisu säästää 50-55 henkilötyöpäivää vuodessa. Tämän lisäksi säästöä syntyy tiedon siirron virheettömyydestä ja luotettavuudesta.

ASIAKASCASE:

Excelin BI-pohjainen tietokantatyökalu automatisoi konsernin budjetoinnin

Lähtötilanne: Yrityksellä oli reilu 20 toimipistettä ympäri Suomea. Tavoitteena oli rakentaa Excelillä tietokantatyökalu, jolla voi helposti seurata sekä yksittäisten toimipisteiden että koko konsernin budjetointia. Koska aiempaa ratkaisua ei ollut, seuranta perustui manuaaliseen tiedonkeruuseen, joka oli erittäin aikaa vievää ja altis inhimillisille virheille.

Ratkaisu: Teimme ratkaisun, jossa kunkin toimipisteen vetäjä täyttää itsenäisesti kuukausi- ja tilikohtaista Excel-työkaluaan. Näistä yksittäisistä toimipistekohtaisista työkaluista tuotetaan kyselyillä ns. johtoryhmätyökalu, jolloin Pivotilla on todella helppo rakentaa tuloslaskelmat, seurata kehitystä toimipistekohtaisesti kehitystä jne. Tilikartat tulevat keskitetysti omasta taustatiedot -työkalusta, jolloin niiden päivittäminen yhdestä paikasta on helppoa.

Säästö asiakkaalle: Excel BI-työkaluilla toteuttamamme ratkaisun rakentaminen kesti 2 työpäivää. Kyseisen ratkaisun tarjoukset ns. tietokantataloilta tarjoukset liikkuivat 40 000 – 80 000 euron välillä, joten asiakkaan säästö oli melkoinen.

ASIAKASCASE:

Excel-pohjainen tietokanta helpottaa kehityskeskusteluiden tallentamista ja seurantaa

Lähtötilanne: Yrityksellä oli seitsemän esimiestä, jotka tekivät alaisilleen kehityskeskusteluja. Aikaisemmin keskusteluiden päätökset olivat olleet kunkin esimiehen mapeissa eikä mitään keskitettyä järjestelmää ollut käytössä.

Ratkaisu: Toteutimme asiakkaalle Excel-pohjaisen tietokannan, jolloin kukin esimies voi tallentaa käydyt keskustelut omaan työkaluunsa. Mukana on myös ns. seurantaosio, josta seuraavan keskustelun aikana näkee, mitä on viimeksi sovittu. Tiedon työntekijöistä, palkkioista ja esimiehistä tulevat keskitetysti omasta tietokannasta, jolloin käytettävissä on aina ajantasalla olevaa tietoa, jonka päivittäminen on todella helppoa ja tietoturvallista, koska esimies näkee vain omien alaistensa tiedot. Lisäksi kaikkien esimiesten tietokannoista tehdään kyselyillä ns. johtoryhmätyökalu, josta näkyy tieto mm. kehityskeskusteluiden pitäjistä, määristä ja ajankohdista. Kyseiseen työkaluun on rakennettu myös ns. dashboard-näkymä, josta yhdellä silmäyksellä näkee koko yrityksen tilan.

Säästö asiakkaalle: Asiakas säästää työaikaa, kun kaikki tiedot ovat esimiehillä välittömästi saatavilla ja johtoryhmä voi nähdä yrityksen kokonaistilanteen automaattisesti. Lisäksi tieto on aiempaa luotettavampaa ja tasapuolisempaa, kun se on helposti saatavilla.

Etsitkö kokenutta Excel- ja BI-konsulttia?

Meillä Wistecillä on pitkän kokemuksen kautta tullutta BI-osaamista ja eri liiketoiminta-alojen tuntemusta. Joustamme organisaatiosi tarpeiden mukaan ja olemme kumppani, jolta saat aina henkilökohtaista palvelua. Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

EXCEL- JA BI-ASIANTUNTIJAMME

Juhana Liesimaa

Juhana kouluttaa laajasti Office-ohjelmia ja O365-ratkaisuja sekä Accessia, Lotus Notesia ja yritysten omiakin ohjelmia. Excel on kuitenkin ylitse muiden ja hänen vahvinta osaamistaan ovatkin Excelin BI-työkalut. Junnun mielestä kouluttajan työssä parasta on tavata uusia ihmisiä ja löytää entistä parempia työtapoja.

Lue lisää...

Erkki Renvall

Erkki kouluttaa ja konsultoi ohjelmistoja ja teknologioita hyvin laajasti. Tällä hetkellä mieluisimpia ovat Excelin Pivot, Power Pivot, Power Query sekä VBA-ohjelmointi. Lisäksi hän kouluttaa mm. Power BI, Visio ja Project -ohjelmia, SQL-kyselykieltä sekä projektinhallintaa ja projektijohtamista.

Lue lisää...