Asiakaskohtaisesti räätälöidyt koulutukset Wisteciltä

Excel- ja BI-ratkaisuilla saat parempaa dataa

Yrityksillä ja organisaatioilla on suuri määrä tietoa omasta toiminnastaan, mutta sitä ei aina hyödynnetä tehokkaimmalla tavalla. Päätöksenteko vaatii yleensä tuekseen ajantasaista ja analysoitua dataa, jolloin yksi hyvä vaihtoehto on hankkia yritykselle Business Intelligence -ratkaisu.

BI-ratkaisu auttaa yrityksen liiketoiminnan ulkoisen ja sisäisen tiedon systemaattisessa hankinnassa, tallentamisessa ja analysoinnissa. Saatu tieto toimii päätöksenteon tukena ja toimenpiteiden perusteluna niin strategisissa päätöksissä, sisäisissä prosesseissa kuin yhteiskumppaneiden ja asiakkaiden kanssa.

Business Intelligence voidaan toteuttaa BI-ratkaisuna tai Microsoftin tarjoamilla Power BI tai Excelin BI-työkaluilla.

BI hyödyttää monenlaisia organisaatioita

BI:n käytöstä hyötyvät etenkin yritykset ja organisaatiot, joilla on useita tietojärjestelmiä ja paljon tietoa käytettävissä, konsernirakenteita, lukuisia kustannuspaikkoja tai viranomaisraportointia.

ASIAKASCASE:

Automaattinen toimitusvarmuusraportti säästää yli 50 työpäivää vuodessa

Lähtötilanne: Asiakas tarvitsi tuotteidensa toimitusvarmuusraportin myynnin tueksi. Markkinoilla ei kuitenkaan ollut valmista tuotetta asiakkaan tarvitsemilla ominaisuuksilla.

Ratkaisu: Toteutimme Excel VBA -ratkaisun, joka hakee tietokannasta, kuluvasta päivästä laskettuna, tilaus- ja toimitustiedot viimeisen vuoden ajalta ja muodostaa niistä Pivot-pohjaisen raportin. Asiakas pystyy tarvittaessa suodattamaan tietoa monenlaisin kriteerein, kuten asiakaskohtaisesti, toimipistekohtaisesti ja aikaan sidotusti.

Säästö asiakkaalle: Aiemmin raportti muodostettiin manuaalisesti, mikä sitoi yhden henkilötyöpäivän viikossa. Uuden Excel VBA -ratkaisun jälkeen koko raportti on täysin automatisoitu, mikä säästää yli 50 henkilötyöpäivää vuodessa.

Miten edetä BI-ratkaisun selvittämisessä?

BI-ratkaisun käyttöönottoprojektin kestoon vaikuttaa projektin laajuus ja valitun BI-toimittajan tapa toimia.

Esimerkiksi perusteellisesti tehty esiselvitys ja BI-toimittajan kokemus lyhentävät projektin kestoa oleellisesti. Lisäksi joustava kumppani takaa projektin sujuvuuden kaikissa tilanteissa.

Esimerkki BI-projektin käyttöönoton vaiheista:

  1. Ennen BI-projektin aloittamista pohtikaa organisaatiossa yleisellä tasolla, mikä on projektin tavoite ja mitä sillä halutaan saada aikaiseksi. Tämän jälkeen on aika ottaa yhteyttä potentiaaliseen BI-toimittajaan.
  2. Sovi aloituspalaveri, jossa mahdollisuudet kartoitetaan yhdessä BI-konsultin kanssa. Tutustu tarjoukseen huolella ja tee sopimus.
  3. Vaatimusmäärittely eli tarvekartoitus selvittää tarkemmin, mitä ongelmaa ollaan ratkaisemassa tai mitä haastetta pyritään helpottamaan.
  4. Projektisuunnitelmassa määritellään projektin tavoite, organisaatio ja toimintatavat. Projektisuunnitelma päivittyy projektin edetessä.
  5. Tietokartoituksella selvitetään, mitä tietoa tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitaan ja onko tieto saatavissa organisaation olemassa olevista tietojärjestelmistä.
  6. Kartoitusten perusteella arvioidaan, onko tarve ratkaistavissa Excelin BI-työvälineillä tai Power BI -ohjelmistolla, ja valitaan sopivin järjestelmä projektin toteutusta varten. Lisäksi tehdään testaussuunnitelma.
  7. Wistecin asiantuntija toteuttaa ratkaisun, joka testataan yhdessä asiakkaan kanssa.
  8. Käyttöönotto ja ylläpito

BI-ratkaisun käyttöönotto

Microsoftin BI-työkalujen hyödyt

Excel:

Työkirjan sisäiset tietomallit
Pivot
Power Query
Power Pivot
3D Map

Power BI:

Cloud
Desktop

Excel ja sen BI-työkalut ovat mainio työväline, kun haluat nopeuttaa ja tehostaa organisaatiosi päivittäistä työtä. Niiden avulla saat analysoitua tietoa päätöksenteon ja liiketoiminnan kehittämisen tueksi. Hyötyjä ovat esimerkiksi:

  • Käyttö on nopeaa omaksua, sillä Excel on monille tuttu työväline.
  • Ei ylimääräisiä kustannuksia, sillä työkalut ovat yritystason Excel-versioissa.
  • Power BI Cloud on käytettävissä ja Desktop ladattavissa ilmaiseksi, jos yrityksellä on käytössä Office 365.
  • Kustannustehokas muihin BI-ratkaisuihin verrattuna
  • Yhdenvertainen, sillä mahdollistaa tiedonsaannin reaaliaikaisesti kaikille käyttäjille eri päätelaitteilla
  • Helpottaa huomattavasti järjestelmistä saatavan tiedon jalostamista ja raportointia.
  • Tiedon jakaminen on helppoa sekä yrityksen sisällä että organisaation ulkopuolelle

Etsitkö kokenutta Excel- ja BI-konsulttia?

Meillä Wistecillä on pitkän kokemuksen kautta tullutta BI-osaamista ja eri liiketoiminta-alojen tuntemusta. Joustamme organisaatiosi tarpeiden mukaan ja olemme kumppani, jolta saat aina henkilökohtaista palvelua. Ota yhteyttä, niin keskustellaan lisää!

EXCEL- JA BI-ASIANTUNTIJAMME

Juhana Liesimaa

Juhana kouluttaa laajasti Office-ohjelmia ja O365-ratkaisuja sekä Accessia, Lotus Notesia ja yritysten omiakin ohjelmia. Excel on kuitenkin ylitse muiden ja hänen vahvinta osaamistaan ovatkin Excelin BI-työkalut. Junnun mielestä kouluttajan työssä parasta on tavata uusia ihmisiä ja löytää entistä parempia työtapoja.

Lue lisää...

Erkki Renvall

Erkki kouluttaa ja konsultoi ohjelmistoja ja teknologioita hyvin laajasti. Tällä hetkellä mieluisimpia ovat Excelin Pivot, Power Pivot, Power Query sekä VBA-ohjelmointi. Lisäksi hän kouluttaa mm. Power BI, Visio ja Project -ohjelmia, SQL-kyselykieltä sekä projektinhallintaa ja projektijohtamista.

Lue lisää...