Vaikka Excel ei olekaan esimerkiksi projektien resurssoinnissa vahvimmillaan, on se kuitenkin kaikille projektipäälliköille keskeinen ohjelmisto. Vaikka käyttäisitkin projektisuunnittelussa ja –hallinnassa MsProject –ohjelmistoa, on Excelin osaaminen välttämätöntä. Esimerkiksi MsProjectin Office-raportit perustuvat Excelin Pivot-taulukoihin ja –kaavioihin ja niiden muokkaaminen vaatii Pivotin tuntemusta.
Tavoite
Koulutuksen tavoitteena on, että kurssilainen osaa hyödyntää budjettien laadinnassa ja projektien talouslaskennassa käytettäviä kaavoja ja funktioita sekä muokata esimerkiksi MsProject –ohjelman tuottamia Pivot –pohjaisia projektiraportteja.
Kenelle
Koulutus on tarkoitettu kaikille projektipäälliköille sekä muille projektiseurannan ja -hallinnan kanssa työskenteleville. Kurssilaisilta toivotaan Excelin perusosaamisen hallintaa.
Ohjelmaversio
Tämä koulutus soveltuu Excelin 2010, 2013, 2016 ja 2019 Windows-versioille sekä soveltuvin osin Macin Excel 2016-versiolle.
Koulutuksen sisältö
Excel projektisuunnittelun ja –hallinnan työvälineenä
Excel-laskennan tehostaminen
- Solujen lukumuotoilut
- Laskennan ja esimerkiksi päivämäärien käsittelyyn liittyvien aiheiden kertaus (kaavat, perusfunktiot, soluviittaukset, solumuotoilut jne.)
- Funktioita ehdolliseen laskentaan
- Teksti- ja kalenterifunktioiden hyödyntäminen
- Esimerkkejä Haku-, PHaku- ja VHaku -funktioista
- Esimerkkejä Indeksi- ja Vastine -funktioista
- Tuntien laskemiseen liittyvät ongelma (esim. negatiivinen aika, 1904-päivämääräjärjestelmä jne.)
- Työpäivien määrän laskeminen
- Syntymajan määrittely henkilönumeron perusteella
- Henkilötunnuksen oikeamuotoisuuden tarkistaminen
- Käyttötapauksia Indeksi- ja Vastine –funktioista
Voinko luoda Exceliin Gantt-kaavion? (käyttötapausesimerkki)
Mikä on Pivot?
- Pivot –taulukoiden ja kaavioiden perustoiminnot
- Vaatimukset tietolähteelle
- Tiedon ryhmittely ja luokittelu (esim. ajan tai muun perusteen mukaan)
- Laskenta Pivotissa, lasketut kohteet ja kentät
- Vuorovaikutteisuus raporteissa
Projectin Office-raporttien luonti ja muokkaus Excelissä
- Miten Office-raportti poikkeaa normaalista Pivot-taulukosta?
- Raportin sisällön muokkaaminen
- Uuden raportin luonti
Tiedon visualisointi
- Ehdollinen muotoilu Office-raportissa
- Office-raporttien kaavioiden muokkaus ja uusien kaavioiden luonti
Harjoituksia
Avainsanat
Excel, Raportointi, Projektinhallinta, Projektipäällikkö