Excel projektipäällikön työkaluna (luokkakoulutus)

Vaikka Excel ei olekaan esimerkiksi projektien resurssoinnissa vahvimmillaan, on se kuitenkin kaikille projektipäälliköille keskeinen ohjelmisto. Vaikka käyttäisitkin projektisuunnittelussa ja –hallinnassa MsProject –ohjelmistoa, on Excelin osaaminen välttämätöntä. Esimerkiksi MsProjectin Office-raportit perustuvat Excelin Pivot-taulukoihin ja –kaavioihin ja niiden muokkaaminen vaatii Pivotin tuntemusta.

Tavoite

Koulutuksen tavoitteena on, että kurssilainen osaa hyödyntää budjettien laadinnassa ja projektien talouslaskennassa käytettäviä kaavoja ja funktioita sekä muokata esimerkiksi MsProject –ohjelman tuottamia Pivot –pohjaisia projektiraportteja.

Kenelle

Koulutus on tarkoitettu kaikille projektipäälliköille sekä muille projektiseurannan ja -hallinnan kanssa työskenteleville. Kurssilaisilta toivotaan Excelin perusosaamisen hallintaa.

Ohjelmaversio

Tämä koulutus soveltuu Excelin 2010, 2013, 2016 ja 2019 Windows-versioille sekä soveltuvin osin Macin Excel 2016-versiolle.

Koulutuksen sisältö

Excel projektisuunnittelun ja –hallinnan työvälineenä

Excel-laskennan tehostaminen

• Solujen lukumuotoilut
• Laskennan ja esimerkiksi päivämäärien käsittelyyn liittyvien aiheiden kertaus (kaavat, perusfunktiot, soluviittaukset, solumuotoilut jne.)
• Funktioita ehdolliseen laskentaan
• Teksti- ja kalenterifunktioiden hyödyntäminen
• Esimerkkejä Haku-, PHaku- ja VHaku -funktioista
• Esimerkkejä Indeksi- ja Vastine -funktioista
• Tuntien laskemiseen liittyvät ongelma (esim. negatiivinen aika, 1904-päivämääräjärjestelmä jne.)
• Työpäivien määrän laskeminen
• Syntymajan määrittely henkilönumeron perusteella
• Henkilötunnuksen oikeamuotoisuuden tarkistaminen
• Käyttötapauksia Indeksi- ja Vastine –funktioista

Voinko luoda Exceliin Gantt-kaavion? (käyttötapausesimerkki)

Mikä on Pivot?

• Pivot –taulukoiden ja kaavioiden perustoiminnot
• Vaatimukset tietolähteelle
• Tiedon ryhmittely ja luokittelu (esim. ajan tai muun perusteen mukaan)
• Laskenta Pivotissa, lasketut kohteet ja kentät
• Vuorovaikutteisuus raporteissa

Projectin Office-raporttien luonti ja muokkaus Excelissä

• Miten Office-raportti poikkeaa normaalista Pivot-taulukosta?
• Raportin sisällön muokkaaminen
• Uuden raportin luonti

Tiedon visualisointi

• Ehdollinen muotoilu Office-raportissa
• Office-raporttien kaavioiden muokkaus ja uusien kaavioiden luonti

Harjoituksia

Avainsanat

Excel, Raportointi, Projektinhallinta, Projektipäällikkö