fbpx

Exceliä ja elämää

Olen viettänyt viimeiset 20 vuotta enemmän tai vähemmän yhteiselossa Excelin kanssa. Suurin osa yhteisestä ajastamme on Excelin kouluttamista, mutta paljon myös konsultointia ja erilaisten työkalujen laatimista/optimoimista. Tämä ”ammattipuoli” on vain osa elämääni. Jo aikoja sitten tulin ymmärtäneeksi, että Excelistä on tukea ja apua myös arkeen. Nykyisin tunnuslauseeni Exceliä koskien onkin (hieman Kelalta lainaten) ”Elämässä mukana, arjessa tukena”.

Excelin monipuolisuudesta kertoo sen eri käyttötilanteet sekä käyttäjät. Yrityksillä on valtavia toiminnanohjausjärjestelmiä kuten SAP, Baana, ERP jne. Loppujen lopuksi kuitenkin analyysit ja raportit ”jumpataan” Excelillä kuntoon. Sillä loihditaan tieto datasta, sen perusteella päätetään uusista paperitehtaista, valtioiden budjeteista sekä muusta hienosta. Ja samalla, aivan samalla ohjelmalla lasketaan perheen rakennusbudjettia, seurataan kaksosten syöttämisiä, kotitalouden sähkönkulutusta.

Tähän sopii hyvin esimerkki yhdestä elämäni käännekohdasta. Kaksoseni syntyivät alkukesästä 2007 (loistava ajoitus koska Office 2007 oli jo julkaistu ja uudet SUMIFS, COUNTIFS ja AVERAGEIFS funktiot olivat käytössä), joten elämä muuttui siinä melkoisesti.

Hain perheeni kotiin Naistenklinikalta 5 päivää synnytyksen jälkeen, siinä puolen päivän aikoihin. Kellon aika on sinällään tärkeä. Ymmärsin noin klo 18 samana iltana, että ilman datan kerryttämistä ja analysointia tästä ei tule mitään! Kaksoset olivat pieniä, joten laitokselta ohjeistettiin alusta lähtien syöttämään kaikki maito tuttipullosta. Näin myös minä pystyin osallistumaan.

Ensimmäinen ongelma oli muistaminen; milloin ja kumpi sai viimeksi maitoa. Tätä ongelmaa ratkaisemaan otin syöttötaulukon käyttöön, eli merkittiin kumpi vauva, milloin, kuinka paljon ja mitä. Kertyvä data alkoi heti tuottamaan tietoa, tiesimme tarkasti missä mennään. Seuraava hyöty tuli sangen nopeasti, kun dataa alkoi kertyä riittävästi (tuli vuorokausi täyteen). Tämä mahdollisti datan analysoinnin. Olimme helpottuneita, kun Pivot kertoi, kuinka paljon maitoa menee per vuorokausi ja selvisi, että määrät ovat tarpeeksi isoja. Myöhemmin kun äidinmaidonkorvike alkoi aiheuttaa tyttövauvallemme vatsanpuruja, näkyi sekin kaaviossa todella nopeasti. Pystyimme reagoimaan siihen heti. Ensimmäiset 4kk tuotti paljon dataa, jokainen syöttö on ylhäällä.

Excel on yleistyökalu millä tehdään työelämässä valtavasti asioita. Tällä kirjoituksella halusin tuoda esille, että Excel ei ole pelkästään työkalu toimistoissa ja palavereissa vaan se myös mukana vapaa-aikana, siellä missä tietoa tarvitaan.