Office-osaaminen ratkaisee työtehossa

Office-osaaminen ratkaisee työtehossa

Office-ohjelmat (eli Word, Excel, PowerPoint ja Outlook) ovat perustyökaluja monessa työssä. Osaaminen näissä työkaluissa onkin kriittistä ja osaamattomuus kääntyy helposti tuhlatuksi työajaksi.

Kouluttajana olen käynyt erilaisissa työpaikoissa ja yhteisöissä ja nähnyt käytännössä miten ihmiset ohjelmiaan käyttävät. Ja ennen kaikkea olen nähnyt monia tapauksia joissa aikaa on käytetty tuntikaupalla turhaan kun työkalut eivät ole olleet tuttuja. Kerron muutaman esimerkin.

Osoitetarrojen salaisuus

Ensimmäinen esimerkki oli eräs hyvin mukava vanhempi rouva, joka työskenteli erään kunnan leivissä. Olin paikalla kouluttamassa PowerPointin käyttöä hänelle ja muulle ryhmälle. Kurssin lounastauolla rouva hieman sivulauseessa kertoi, miten hankalaa PowerPointilla on ylläpitää osoitetarroja.

Osoittautui että tämän pienen viraston monet postitukset tehtiin printtaamalla osoitteet tähän tarkoitukseen luodusta PowerPoint-tiedostosta. Rouva vaivalloisesti ylläpiti satojen osoitteiden kokoisia PowerPoint-esityksiä, jotka sitten tulostettiin tarrapaperille, leikattiin ja liimattiin kirjeisiin. Uudet osoitteet lisättiin uuteen diaan esityksen lopussa tai poistetun osoitteen tilalle aiempaan diaan. Tämä oli vaivalloista ja tietyn osoitteen löytäminen oli työlästä, olivathan osoitteet hyvin mielivaltaisessa järjestyksessä.

Kurssin jälkeen näytin rouvalle miten saman voisi tehdä käyttäen Wordin postitus-toimintoja. Osoitteet pystyi syöttämään Exceliin, jossa niiden hallinta oli helpompaa ja tulostamaan sitten Wordin avulla. Vaivan määrän väheni joka kohdassa, mm. kun uusia osoitteita lisättiin, koska järjestely ja hallinta helpottui merkittävästi. Käytimme rouvan kanssa yhteensä kolmisen varttia postitustoimintojen esittelyyn ja seurauksena rouva itse arvioi näin säästävänsä monen päivän työt.

Vähemmän toistoa

Toisena tulee esimerkki eräästä asianajotoimistosta. Siellä assistentti tulosteli hyvin samantapaisia Excel-taulukoita jatkuvasti ja käytti paljon aikaa että sai taulukoiden otsikot tulostuisivat joka sivun ylälaitaan. Hän oli laskenut montako riviä taulukkoa mahtuu tulosteeseen sivulle, sitten kopioinut otsikkorivin ja sijoittanut sen useaan kertaan taulukkoonsa.

Valitettavasti otsikointi piti korjata aina kun uusia rivejä tuli taulukkoon tai taulukkoa piti järjestellä uusiksi. Tämä vei jatkuvasti assistentilta paljon aikaa.

Kurssilla pystyttiin viidessä minuutissa läpikäymään otsikoiden toistaminen tulosteessa. Tämä muutti ennen jatkuvaa vaivannäköä vaativan asian pikkujutuksi, jonka pystyi tekemään puolihuolimattomasti hetkessä. Lisäksi taulukoiden ylläpito oli paljon helpompaa.

Vähemmän tarvetta tukea

Kolmas esimerkki tulee eräästä liitosta. Olin kouluttanut siellä useasti ja eräällä kerralla koulutukseen pistäytyi itselleni tuntematon nainen, joka ei siis osallistunut koulutukseen. Hän kertoi miten vaikka itse ei ollut käynyt koulutuksessa, koulutukseni olivat säästäneet häneltä tolkuttomasti aikaa. Viereisessä toimistossa istuva herra nimittäin oli käynyt koulutuksessani, eikä nyt jatkuvasti käynyt naisen toimistossa pyytelemässä apua.

Aiemmin molempien työaikaa kului paljon hukkaan kun tämä mieshenkilö ei tiennyt miten jokin tehdään, kävi kysymässä naiselta apua. Jos selittämiseen meni vartti, oli siinä tuhlattu puoli tuntia molemmilta ja usein meni vielä pidempäänkin. Ongelmat eivät olleet mitenkään mahdottomia, miten siirtää tekstiä tai avata pdf tai lisätä puhelinnumeroita Exceliin.

Nyt heidän väliset juttelunsa ovat enemmän työn sisällöstä, kun Wordin käytön kiemuroista.

 

Perusasioita

Näissä antamissani esimerkeissä ei ole kyse mistään rakettitieteen osaamisesta, vaan nimenomaan perusasioista. Jos perusteissa on aukkoja, työaikaa alkaa kulumaan hukkaan hyvin epätyydyttäviin asioihin. Mitä vähemmän osaan, sitä enemmän joudun tekemään asiat käsin, vaikeimman kautta ja hankalimmalla mahdollisella tavalla. Enemmän osaamista ja ohjelmista löytyykin paljon aikaa säästäviä toimintoja.

Yhden päivän käyttäminen koulutukseen näissä perusasioissa voi tuntua paljolta, mutta lopulta kyse on investoinnista. Asian voi mieltää vähän samaan tapaan kun mitä auton siivoaminen tarkoittaa taksikuljettajalle. Toki kun autoa siivotaan, ei sillä voi tehdä tiliä, mutta ilman siivousta alkaa tuotto heikkenemään. Kukapa haluaisi kyytiin likaiseen taksiin.

Toinen ehkä vielä osuvampi vertauskuva on hammaslääkäriin meno. Toki se käynti voi tehdä kipeää, mutta jos et käy, kärsit pitkän aikaa. Samoin koulutuksessa käyntiin menee aikaa ja rahaa, mutta ilman käyntiä tuhlaat aikaa (ja näin myös rahaa) jatkuvasti.

Leave a Reply